Hallo,

Je bent beland in de Privacyverklaring van Urban Solutions (FYI: handelsnaam Urban Solutions Marketing B.V. geregistreerd bij de kamer van koophandel onder nummer 90824571). In deze verklaring laten we weten welke gegevens over personen we verzamelen en hoe we deze verwerken.

Ja, ik wil!

Laten we beginnen met het leukste. Alle mensen die op onze mailinglist staan met een JA ontvangen wekelijks onze nieuwsbrief. Daarin delen we een case of andere inspirerende informatie. Denk dan aan een blog of best practice uit ons vakgebied. Ook vinden we het leuk relaties via deze weg op de hoogte te houden van onze diensten en producten in ons werkveld. Als iemand, om voor ons totaal onbegrijpelijke reden natuurlijk, de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen kan die zich gewoon onderaan iedere editie uitschrijven. No hard feelings!

Voor we verder gaan

Mocht je geen zin hebben om hier doorheen te ploegen of heb je aan het eind toch een vraag? Neem dan contact op met onze functionaris gegevensverwerking Tamara Griffith:

• Kleine Koppel 16,
  3812 PH te Amersfoort
• tamara@urbansolutions.nl
• +31 (0)33 253 67 01

Wat bewaren we zoal

Om te beginnen bewaren we van al onze relaties de standaard NAW-(bedrijfs)gegevens. Bedrijfsnaam, e-mailadres, dat soort. In sommige gevallen noteren we daar de functie van een persoon bij. Dit doen we als deze aan ons verstrekt zijn of als ze openbaar te vinden zijn op het world wide web.
Wanneer we een factuurrelatie hebben worden we iets intiemer en verwerken we ook bankrekening-, KvK- en BTW-nummers.
Nog een weetje over ons. We delen onze relaties in op vastgoed, gemeente, retail, advies, marketing, leverancier en overige. Dat vinden we leuk om te weten. Maak je geen zorgen, verder verwerken we geen persoonsgegevens als IP-adressen.

Wat zijn we van plan dan

Bewaren om kennis te maken
Wanneer we contact hebben om kennis te maken slaan wij gelijk alle gegevens op die we hopelijk later op een factuur mogen zetten. We gebruiken deze gegevens alleen wanneer ons wordt gevraagd een offerte uit te brengen en om dit traject netjes af te ronden. Van de mannen achter de blauwe enveloppen moeten we deze gegevens tot 7 jaar na het laatste contactmoment bewaren. Ook wanneer er geen opdracht uit voort komt. Big brother is watching us!

Bewaren voor relatiebeheer
Nu we hebben kennisgemaakt willen we naar second base. Een (rechts)persoon gaat met ons een overeenkomst aan. Als het goed is staan alle handige gegevens (die van hierboven dus) al op onze relatielijst. Vanaf nu zetten we die in voor vriendelijk relatiebeheer en om onze verplichtingen na te komen. Ook nu zijn we wettelijk verplicht gegevens minimaal tot 7 jaar na het laatste contactmoment te bewaren. Het enige verschil met onze verkeringstijd is dat dit laatste moment ook het versturen van een factuur kan zijn.

Bewaren voor de nieuwsbrief
Helemaal bovenaan vertelden we al over onze nieuwsbrief. Wanneer we een vaste (factuur)relatie aangaan laten we weten dat iemands gegevens op de relatielijst automatisch aangevuld worden met een vinkje bij Ja, het mag (die nieuwsbrief versturen). Dit noem je soft opt-in in de magic world van de Telemarketingwet. Alle andere personen die direct onze nieuwsbrief in de mailbox willen ontvangen raden we aan om in te schrijven via de website. Dit noem je dan opt-in. In onze OPTiek ben je dan ook gewoon een relatie om te koesteren en gaan we met de gegevens om zoals we hier afspreken. Ook wanneer iemand zich uitschrijft voor de nieuwsbrief bewaren we de gegevens voortdurend. Want ook dan ben je nog steeds een gewaardeerde relatie die een plekje in onze administratie verdient. We are in this for life! Or not…

Onze wegen scheiden

Wil je per dataveld weten welke gegevens we van jou verwerken? Of wil je compleet uit ons geheugen worden gewist? Dat is ieders goed recht! Je weet nu onze functionaris gegevensverwerking te vinden.
We respecteren ieder besluit als het gaat om je eigen gegevens. Ook als je hiermee terugkomt op eerdere toestemming. Moet wel gezegd worden dat dit geen afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Zelf zijn wij overtuigd dat wij integer en transparant omgaan met ieders privacy. Maar ook hier gebiedt de wet ons het volgende te laten weten: je hebt altijd recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens mocht je hier anders over denken.

Driehoeksverhouding

Zodat wij ons kunnen richten op waar we goed in zijn, zijn er een aantal derde partijen die ons van dienst zijn. Hieronder zie je welke partijen toegang hebben tot gegevens die wij verwerken. Wij zelf en deze partijen slaan persoonsgegevens alleen op in landen in de EU/EER (of ander adequaat land).

• Host van onze website en e-mail
• ICT-systeembeheerder
• Projectsysteem en gezamenlijke opslag
• Boekhoudsoftware en onze boekhouder
• Belastingdienst (alleen op aanvraag)
• Online leeromgeving

Zie hier de lijst met verwerkersovereenkomsten
De externen die in onze opdracht, niet onder direct gezag, gegevens verwerken hebben wij een overeenkomst mee afgesloten. Voor ons geen brug te ver om te waarborgen dat ook zij integer en transparant omgaan met de gegevens die wij verwerken.
Onder verwerken verstaan we trouwens nogal wat: het verzamelen, bewaren, opvragen, corrigeren, wijzigen, verwijderen, raadplegen en/of afschermen van persoonsgegevens.

• KikVision (systeembeheerder)
• VDX Internet Services B.V. (hosting mail)
• Feike Faase Fotografie (webbeheer)
• Van Dalfsen Media (hosting domeinnaam)
• OAMKB (Accountant, belastingadviseur)
• Softwareleveranciers (Exact, Dropbox, JamesPro, Mailchimp, Zoom.us, Huddle)
• Google Analytics
• Beveiliging persoonsgegevens

Tot zover duidelijk?! We doen geen gekke dingen, kiezen onze partners zorgvuldig en staan open voor verandering. De ideale relatie. En dat houden we graag zo. Met de volgende simpele maatregelen blijven wij hieraan werken.

• wij laten collega’s vanaf dag 1 weten hoe wij tegen relaties aankijken
• wij informeren medewerkers als er relevant nieuws is in Privacyland
• wij werken continue aan een bedrijfscultuur waar integriteit en transparantie hoog in het vaandel staat
• wij kiezen voor Dropbox zodat wij op medewerkersniveau toegang kunnen geven tot mappen relevant voor de functie

Nog even over onze website

Cookies
Een cookie is een klein bestand dat door een website naar de browser wordt gestuurd van de bezoeker. Die browser slaat dit bestandje op in randapparatuur tot het moment dat die site weer wordt bezocht. De opgeslagen informatie kan dan weer teruggestuurd worden naar die site voor (gebruikers)gemak. Er zijn drie type cookies.

1. Functionele cookies
   Functionele cookies laten een website gebruiksvriendelijk werken. Hier hoeft geen toestemming voor te worden gevraagd. Denk bijvoorbeeld aan het vinkje ‘inloggegevens onthouden’, onthouden van uw items in uw winkelwagentje en het laden van externe video’s binnen een website.
2. Analytische cookies
   Analytische cookies stelt ons in staat data uit de website te halen om deze te optimaliseren. Wij maken hiervoor gebruik van Google Analytics. Het IP-adres wordt anoniem gemaakt en er worden geen gegevens met google gedeeld. Omdat aan ons gebruik van Google Analytics dus geen persoonsgegevens zijn gebonden vragen wij hiervoor geen toestemming.
3. Tracking cookies
   Een tracking cookie legt het surfgedrag van de bezoeker vast. Aan de hand van dit type cookie kan men bijv. gerichte advertenties tonen. Wij maken hier geen gebruik van.

Externe links
Op onze website kun je bij tijd en wijle een link vinden naar een externe website. Het kan dus zijn dat je door op een link te klikken op een website komt met een ander cookiebeleid. We mind our own business.